【英語メール100例】件名、書き出しから書き方、最後の結びまで

何が言いたいのかわからないメール

そもそも英語の意味が違っていたり、、、

そんなメールを受け取るとイライラしますよね。

いや、

むしろ そんなメール送りたくないですよね。

英語メールの基本は、日本語とおなじです。

ここでは、基本構成から、ビジネスで使うべきていねいな表現、件名から書き出し、結びまでを紹介します。

たくさん参考になるように

英語のメールを送る時の様々なシーンの例文を100例のせています。

以下より必要な項目を選んで例文をコピー&ペーストして使ってください。

英語メールの基本構成

英文メール画像

毎日、いろいろなメールを送受信していると思います。

ですが、長かったり、短かったり、メールの基本は何だったでしょうか?

もう一度メールの基本をふりかえるとわかりやすいです。

英語メールの基本構成

1、件名、タイトル
2、書き出し(自己紹介、挨拶)
3、本文
4、結び、締め

その英語メールはビジネスかプライベートか

英語のメールにもビジネスメールとプライベートのメールがあります。

特にビジネスメールをプライベートな表現で送ることは相手に失礼に当たります

必ず気を付けないといけません。

英語には尊敬語はありませんが、ていねいな表現があります。

ていねいに表現をすることがビジネスライクなメールとなります。以下の表がビジネスとプライベートの英語表現の違いをまとめたものになりますので参考にしてください。

  ビジネスメール プライベートメール
文章 主語+述語の文章が基本
ex. I am OK with your idea.
文章でなくても良い
ex. OK. Agree.

省略
省略は最小限
ex. I am, You are
省略してOK
ex. I`m, You”re
略語 なるべく使わない 頻繁に使う
I like U(you)など
段落 段落に分ける 段落に分けなくても良い
句読点 欠かさず付ける 欠かしても良い
締め 丁寧な表現
Sincerely, Best Regards
くだけた表現
Talk to you soon, Bye

英語メールの件名、タイトル

英文メール2

英語でも日本語でも メールの件名がとても大事 なのは変わりません。

メールを読む人は件名を見て、どの程度読むのかを決めてから読みます。

そのメールが重要なのか、急ぎなのか、相談なのかを

件名で分かりやすく相手に伝える 必要があります。

どんなに本文に重要なことが書かれていても

相手に「読まれなければ」意味がありませんので、

英語メールの件名作成には十分な時間をかけるべきです。

Longborough大学の報告では、あるアメリカの企業では41%が「情報まで」のメール、16%が「関係はあまり無いがCc送信」、13%が「送る必要のないCc送信」であり、届くメールの70%ほどがアクションを要求しないメールだと言われています。

これは、おそらく皆さんの感覚にも近いのではないでしょうか。

送ったメールを相手に読み飛ばされないため にも、改めて件名に気をつかうべきだと言えます。

相談の英語メール件名:例文

■メールの件名:相談例文

ポイント:Yourや名前を件名に入れ、相手にアクションが必要であることを伝えることが大事。

SUBJECT(題名) :Your time on next Tuesday.
※次の火曜日の時間

SUBJECT:Your opinion about・・・
※~についての意見

SUBJECT:Please share your idea about・・・
※~についてあなたの考えを聞かせてほしい

SUBJECT:Need your support on
※あなたのサポートが必要です

SUBJECT:Last meeting feedback
※前回のミーティングに対する印象

報告の英語メール件名:例文

■メールの件名:報告例文

SUBJECT(題名):Report : About the company visit on February
*報告:2月の会社訪問について

SUBJECT:Japan Business trip report
*日本への出張報告

SUBJECT:The meeting result with company A
*A社との打ち合わせ結果

SUBJECT:Submitting report of last month sales
*先月の売上報告提出

SUBJECT:Submitting report of last month sales
*悪いニュースを最初に報告:お客様Aからのクレーム受領

問い合わせの英語メール件名:例文

 
■メールの件名:問い合わせ例文

SUBJECT(題名):Inquiry about product A
*製品Aに関する問い合わせ

SUBJECT:Question about your presentation made last Tuesday
*先週火曜日のプレゼンについての質問

SUBJECT:Asking question about the report you submitted yesterday
*昨日提出してもらった報告書に関する質問

SUBJECT:Inquiring about the marketing department budget
*マーケティング部門の予算についての質問

SUBJECT:Please reply about your website research result
*ホームページ検討結果の返信依頼

お礼の英語メール件名:例文

■お礼のメール例文

SUBJECT(題名):Thank you for your cooperation

*ご協力いただきありがとうございます

SUBJECT:Thank you for attending the ・・・

*・・・にご出席いただきありがとうございます

SUBJECT:Thank you for the teamwork of ・・・

*チームワークに感謝します

SUBJECT:Thanks so much for your order

*注文を頂きありがとうございます

SUBJECT:Thank you from the bottom of our hearts 

*心から感謝いたします

英文メールの書き出しについて

英文メール3

英文メールの書き出しについて、

初めての相手であれば自己紹介から始めます。

既に知っている相手であれば挨拶からになります。

日本企業とやり取りの多い業界であれば、

英文のメールでも”-san”という敬称が根付いていますので、

取引先でも相手の名前の後に”-san”と付けてメールを送っても大丈夫です。

日本語だと取引先に「さん」よりも「様」の方が多いかもしれません。

取引先に「-san」と付けるのは既に世界のスタンダードになっていますので、問題のない表現です。

女性へメールを送る時はMiss(未婚)やMrs(結婚済み)の表現がありますが、

相手が結婚しているかどうかに関わらず、Dearを使うことをお勧めします。

また、Ms(未婚、既婚どちらも)の表現でも使えます。女性に送るメールは

まずはMissやMrsを避けることをお勧めします。

敬称の付け方例

■敬称の付け方例

1) Mr. Bob

2) Ms. Jessica

3) Dear Bob

4) Bob-san

5) Dr/Professor
※Mr.やMs.のピリオドはイギリス英語では付かない/アメリカ英語は付くという違いもあり、どちらも間違いではありません。

自己紹介の挨拶:書き出し例

■自己紹介例

1) Dear Ms. Smith,

My name is Taka, and I am writing to ask for your assistance. I would very much appreciate your help and advice.
*スミスさん
私の名前はTakaと言います。助けを頂きたくてメールを書きます。もし助言を頂けたら大変幸いです。

2) Ms. Smith,
My name is Taka and I work for a tech recruiting firm called company A. Hope you are doing well. I am writing about ・・・
*スミスさん
私の名前はTakaと言います。A社と言う技術系の人材会社で働いています。お元気にお過ごしのことと思います。~についてメールします。

3) Hi Smith,
I am Taka and I am a graduate student of University A. I would like to ask you・・・
*スミスさん
Takaと言います。A大学の大学院生です。~について質問したいのですが

4) Dear Ms. Smith,
I am Yuta a friend of Taka, and he encouraged me to send e-mail to you for technical inquiry.
*スミスさん
私はTakaの友達のYutaと言いまして彼からスミスさんへ技術的な質問することを勧めてもらいました。

5) Hello Smith,
I am reaching out today to introduce my colleague Taka who is in marketing department. He has a question about・・・
*スミスさん
マーケティング部門にいる私の同僚Takaを紹介したくてメールさせて頂きました。彼は~について質問があります。

あいさつの例文

英文メールの書き出しにはたくさんの形があります。どんな相手に送るのか、その相手とのこれまでの関係など様々な挨拶の書き出しがあります。サイト https://www.inc.com/the-muse/email-greeting-alternatives-options.html を参考に30の英文メール挨拶を紹介します。

■あいさつの例文

1) Good afternoon

2) Good morning

3) How are you?

4) Hope this email finds you well

5) I hope you enjoyed your weekend

6) I hope you’re doing well

7) I hope you’re having a great week

8) I hope you’re having a wonderful day

9) It’s great to hear from you

10) I’m eager to get your advice on…

11) I’m reaching out about…

12) Thank you for your help

13) Thank you for the update

14) Thanks for getting in touch

15) Thanks for the quick response

16) If You are Following Up on…

17) As promised, I am sending you…

18) As we discussed on our call…

19) Can you provide me with an update on…

20) I’m checking in on…

21) I’m getting back to you about…

22) To follow up on our meeting…

23) Congratulations on your promotion

24) How did the meeting go?

25) How did the event turn out?

26) I hope you enjoyed your vacation

27) I loved your recent work of…

27) I was just thinking about you and the meeting last week

28) It was great to see you at the meeting

29) I am writing you about…

30) It is honored to contact you as always

英語メールの最後:結び、締めの言葉例

英文メール5

英語のメールには定型の結び、締めの言葉があります。よく知られているのは”Best regards”や”Sincerely”などになると思います。これも数多くの結びと締めの言葉があります。良く使われる10の例を紹介します。

■結び、締めの例文

1) Best,

2) Best regards,

3) Best wishes,

4) Kind regards,

5) Regards,

6) Sincerely,

7) Sincerely yours,

8) Thank you,

9) With appreciation,

10)Yours sincerely,

英文メールの本文

英文メールの本文にはその目的により様々な形がありますが、その中でも良く使われる表現である「メールの目的を説明する」「ファイルを添付する」「相手への質問を促す」「最後のお礼」の例文を紹介します。

メールの目的を説明する:例文

メールの目的を説明する時に “because”を付けることで、読む相手の納得性が30%以上向上するという報告があります。なるべく目的を説明する時に”because”を付けることをお勧めします。

■メールの本文例

1) I need to ask your support because…
*あなたのサポートを必要としています。なぜなら・・・

2) I am sending e-mail to you because…
*メールを送信します。なぜなら・・・

3) I would like to ask you because…
*・・・という理由であなたに聞きたいと思っています。

4) I am writing this e-mail because…
*・・・と言う理由でメールを書きます。

5) The reason I am contacting you is…
*あなたに連絡している理由は・・・

ファイル添付の場合の英文メール:例文

■ファイル添付の例文

1) Please see the attached file.
*添付ファイルをご確認ください。

2) The attached file is what I talked at the meeting.
*添付ファイルはミーティングで私の話したものです。

3) The attached file is the ppt file we talked about.
*添付のpptファイルは私が話したものです。

4) I have attached an excel file of our latest research summary.
*私たちの最新の研究結果のエクセルを添付いたします。

5) Enclosed file is word data of last month sales report.
*同封されたWordファイルは先月の営業報告です。

相手への質問をうながす英文メール:例文

■相手への質問をうながす例文

1) Please let me know any questions you have. 
*どんな質問でも連絡をください。

2) Please let us know for any further inquiries. 
*追加のお問い合わせがあればご連絡をください。

3) Please feel free to ask any questions.
*どうぞご自由に質問をしてください。

4) I am happy to receive any questions anytime.
*いつでもどんな質問でも喜んで確認します。

5) Please contact me anytime.
*いつでもご連絡をください。

お礼の英文メール:例文

■お礼のメール例文

1) I truly appreciate your support on this project.
*プロジェクトへのサポートに大変感謝します。

2) Thank you for sending samples on time.
*サンプルを納期通りに送って頂きありがとうございます。

3) Thank you very much for your cooperation.
*ご協力を頂き大変ありがとうございます。

4) We appreciate your loyalty on the product.
*製品をご愛顧頂き感謝いたします。

5) Thank you very much for your cooperation
*ご協力を頂き大変ありがとうございます。

英文メールの全体テンプレート

email

最後に英文メール全体のテンプレートを紹介します。よくある例題から「相手への質問」「初めての人に送るメール」「普段のやり取りのメール」の3例を紹介します。

相手への質問メール例文

To : Bob
Cc : John
BCC : 
Subject : Your availability next week
Hi Bob

The reason I am contacting you is to see your availability next week.

Appreciate to tell me your schedule.

Please let me know if you have any questions.

Best Regards,

Taka

初めての人に送るメール例文

To:Bob
Cc : John
BCC : 
Subject : Thank you for visiting marketing event last month
Hi Bob,

My name is Taka and I am a marketing manager of Tokyo company.

Thank you very much for visiting the marketing event held in Tokyo last month.

If you have any inquiries, please let me know anytime.

Kind Regards,

———————-
Tokyo company
Marketing division
Taka
———————-

普段の英文メールやりとり例文

To : Bob
Cc : 
BCC : 
Subject : Thank you for sending a sample last week
Hello Bob-san

I checked the sample and I found the sample number was different from what we requested.

Can you please check your samples again and send us number 3 sample?

I appreciate your support on this project.

Best,

Taka